Soim srls · Protocollo documentale v1

Le pratiche
non si chiudono
su WhatsApp.
Si chiudono con prove.

Il canale unico tra chi chiede documenti e chi li deve consegnare — studi legali, commercialisti, notai, broker, imprese e agenzie immobiliari. Ogni documento con timestamp firmato, hash SHA-256 e audit log immutabile. I solleciti li facciamo noi.

Apri una pratica →Vedi come funziona
Garanzie tecniche
  • ✓Cifratura at-rest
  • ✓SHA-256 su ogni file
  • ✓Signed URL · 60s
  • ✓Audit log immutabile
  • ✓Server EU · GDPR
Pratica · PR-2026-0184
IN CORSO
Rogito Via Manzoni 12
Agenzia Colombo · Studio Notarile Rossi
✓
Rogito precedente
◐
APE
○
Doc. identità
✓
Visura catastale
◐
Planimetria
○
Codice fiscale
Timeline · APE
RichiestoCaricatoVerif.Inv. notaioScarico
§ 00 · Settori

Ovunque serva una prova di consegna.

Tutte le soluzioni →
Studi legali

Successioni, contenzioso, fascicolo di parte.

Commercialisti

Dichiarazioni, bilanci, adempimenti periodici.

Studi notarili

Atti, provenienze, download tracciati.

Broker & KYC

Onboarding, rinnovi, verifica identità.

Agenzie immobiliari

Compravendite, locazioni, visite.

§ 00a · Quattro moduli, una piattaforma

Il tuo studio al centro.
I tuoi clienti serviti meglio.

Tu sei il nostro cliente: ogni modulo è uno strumento che la tua agenzia offre a venditori, acquirenti e notai con il proprio logo e la propria email. Il modulo documenti è trasversale a ogni settore; gli altri sono verticali per l'immobiliare.

M1
Modulo

Scambio documenti

Cartelle per richiesta, upload con SHA-256, download del notaio tracciato. Solleciti automatici.

  • ✓Cliente carica senza account
  • ✓Notaio scarica senza account
  • ✓Audit log firmato
Vedi funzionalità→
M2
Modulo

Appuntamenti & feedback

L'agenzia invia link di conferma con anteprima immobile, promemoria 24h/2h e raccoglie feedback strutturato dopo ogni visita.

  • ✓Meno no-show, più visite confermate
  • ✓Feedback pronto da mostrare al proprietario
  • ✓Storico visite sempre in pratica
Vedi ciclo appuntamento→
M3
Modulo

Richieste informazioni

Form pubblico con captcha da pubblicare sull'annuncio: ogni contatto entra tracciato nella pratica dell'agenzia. Zero lead persi.

  • ✓Ogni lead attribuito all'annuncio
  • ✓Storico contatti pronto per il proprietario
  • ✓Reportistica per dimostrare l'attività
Come si aggancia alla pratica→
M4
Modulo

Portale proprietari

Un servizio che l'agenzia rivende al proprietario con il proprio logo: stato mandato, KPI aggregati, timeline e chat. Zero PII dei visitatori.

  • ✓Trasparenza che fidelizza il mandato
  • ✓Meno telefonate «come va?»
  • ✓Chat proprietario ↔ agenzia
Vedi anteprima portale→
§ 00 · Perché sceglierlo

Meno email.
Più prove.

Sostituisce lo scambio via email, PEC e chat con un canale unico, tracciato per legge, sicuro per progetto.

Come funziona in dettaglio →
−70%
tempo speso a rincorrere documenti
100%
eventi con timestamp e hash SHA-256
0
account richiesti al cliente
1 link
per il cliente, uno per lo studio
60 s
validità dei signed URL di download
24/7
solleciti automatici configurabili
§ 00b · Caso reale · Settore immobiliare

Da Giorno 1 alla chiusura.

Una pratica di compravendita ricostruita evento per evento: lo stesso schema vale per una successione, una campagna dichiarativa o un onboarding KYC. Ogni riga è un timestamp nell’audit log firmato.

Durata
14 gg
Documenti
6 / 6
Solleciti manuali
0
Eventi tracciati
42
AgenziaClienteNotaioSistema
  1. G0104 Mar · 09:12Agenzia

    Apertura pratica

    Agenzia Domus crea la pratica “Rogito Via Manzoni 12” e richiede 6 documenti al venditore.

    › 6 richieste generate · link 30 gg
  2. G0104 Mar · 09:14Sistema

    Invio link sicuri

    Il cliente riceve un link personale per ciascun documento. Nessuna app da installare.

    › Email di sistema · captcha attivo
  3. G0205 Mar · 18:47Cliente

    Primi 3 documenti caricati

    Visura, planimetria e APE arrivano dal telefono del cliente. Hash SHA-256 firmato in browser.

    › 3 / 6 · timestamp certificato
  4. G0508 Mar · 10:03Sistema

    Sollecito automatico

    Documenti mancanti da 72 h: il sistema invia il promemoria al cliente. L’agenzia non muove un dito.

    › Promemoria 1 / 3
  5. G0609 Mar · 16:22Cliente

    Documenti completati

    Atto di provenienza e certificati di conformità caricati. Pratica al 100%.

    › 6 / 6 · pronta per verifica
  6. G0710 Mar · 09:40Agenzia

    Verifica qualità

    L’agenzia apre l’anteprima, verifica leggibilità e appone il bollo ✓ verificato.

    › Verifica firmata da M. Rossi
  7. G0710 Mar · 11:05Agenzia

    Invio allo studio notarile

    Un toggle abilita lo studio Bianchi. Riceve subito il pacchetto completo con link firmati.

    › Notaio Bianchi · 6 file
  8. G0811 Mar · 08:31Notaio

    Download tracciati

    Lo studio scarica i documenti. Ogni download è registrato con data, ora e IP.

    › 6 / 6 scaricati · audit log
  9. G1417 Mar · 15:00Notaio

    Rogito firmato

    Zero rincorse, zero WhatsApp. L’intera catena documentale è provabile in un unico export PDF.

    › Chiusura pratica · audit sigillato
  10. Esito

    Rogito chiuso in 14 giorni, con una singola cronologia condivisa tra agenzia, cliente e notaio. Ogni upload, invio e download è provabile.

§ 01 · Flusso

Tre attori, un solo protocollo.

Lo studio (o l'azienda) apre la pratica e chiede documenti. La controparte carica dal proprio link sicuro. Il destinatario finale — notaio, banca, ente, cliente — scarica dal proprio pannello. Ogni passaggio è cronometrato.

STEP 01
◨
AGENZIA

Apre pratica, richiede documenti, imposta solleciti.

STEP 02
◉
CLIENTE

Riceve un link sicuro, carica il documento, scambia messaggi.

STEP 03
◨
AGENZIA

Riceve notifica, verifica qualità, abilita l'invio al notaio.

STEP 04
◧
NOTAIO

Scarica dal pannello dedicato. Ogni download registrato.

§ 01a · Scenari

Tre casi tipici.
Stesso protocollo.

Cosa serve, chi lo carica, chi lo scarica. Esempi da settori diversi: compravendita immobiliare, campagna dichiarativa, successione ereditaria.

S1
Scenario

Compravendita residenziale

Agenzia · Cliente venditore · Notaio
Documenti richiesti
  • Visura catastaleAgenzia
  • PlanimetriaCliente
  • APE energeticoCliente
  • Atto di provenienzaCliente
  • Certificato di conformità impiantiCliente
  • Ricevute IMU ultimi 3 anniCliente
Come avviene lo scambio
  1. 01Agenzia apre la pratica e invita il venditore via link.
  2. 02Venditore carica planimetria, APE e atto dal suo link.
  3. 03Agenzia verifica ogni cartella (leggibilità, versione).
  4. 04Agenzia abilita lo studio notarile: bundle inviato in un click.
  5. 05Notaio scarica dal suo pannello, ogni download è tracciato.
S2
Scenario

Campagna dichiarativa

Commercialista · Cliente
Documenti richiesti
  • Documento d'identità e CFCliente
  • CU / certificazioni redditiCliente
  • Spese sanitarie e scolasticheCliente
  • Interessi mutuo e assicurazioniCliente
  • Visure catastali immobiliStudio
Come avviene lo scambio
  1. 01Lo studio apre la pratica dalla lista riutilizzabile.
  2. 02Il cliente riceve un solo link con checklist chiara.
  3. 03Il sistema sollecita ogni 48h finché tutti i doc arrivano.
  4. 04Lo studio verifica leggibilità e chiede rifacimenti mirati.
  5. 05Fascicolo completo con prova di consegna e timestamp.
S3
Scenario

Successione ereditaria

Notaio · Eredi multipli
Documenti richiesti
  • Certificato di morteErede 1
  • Stato di famiglia storicoErede 1
  • Documenti eredi (ID + CF)Ogni erede
  • Rendite catastali immobiliNotaio
  • Testamento pubblicatoNotaio
  • Estratti conto ultimi 10 anniErede referente
Come avviene lo scambio
  1. 01Notaio apre la pratica e invita gli eredi (link individuali).
  2. 02Ogni erede carica solo ciò che gli compete.
  3. 03Notaio vede in tempo reale chi manca, senza chat parallele.
  4. 04Documenti rifiutati (illeggibili) tornano al singolo erede.
  5. 05Audit log completo pronto per dichiarazione di successione.

Le checklist sono esempi editabili: ogni studio, impresa o agenzia configura la propria per tipologia di pratica.

§ 02 · Funzionalità

Tutto ciò che lo studio registra e coordina.

Documenti, messaggi, prove di consegna e — per l'immobiliare — appuntamenti, richieste informazioni e portale proprietari: un'unica infrastruttura con timestamp.

01

Cartelle per documento

Ogni richiesta è una cartella con stato: richiesto, in attesa, verificato, da rifare.

02

Timeline end-to-end

Richiesto → Caricato → Verificato → Inviato al destinatario → Scaricato. Con timestamp.

03

Solleciti automatici

Imposta un intervallo: il sistema ricorda alla controparte finché il documento non arriva.

04

Link sicuri magici

Chi carica e chi scarica non deve registrarsi. Token personali a scadenza.

05

Messaggi interni

Chat tra studio ↔ controparte e studio ↔ destinatario, tutta dentro la pratica.

06

Audit log firmato

Ogni evento con hash SHA-256 del file, IP e timestamp. Scaricabile.

07

Appuntamenti & conferme

Link di conferma per il cliente con anteprima immobile, promemoria 24h/2h e feedback post-visita.

08

Richieste informazioni

Form pubblico dell'immobile con captcha: ogni contatto entra tracciato nella pratica, niente WhatsApp.

09

Portale proprietari

Il proprietario vede stato mandato, KPI anonimi (richieste, visite, feedback) e chat con l'agenzia.

§ 03 · Sicurezza

File cifrati.
Accessi firmati.

Storage privato, URL firmati a 60 secondi, hash SHA-256 calcolato in browser prima dell'upload. Nessun documento è mai pubblico.

  • ✓Cifratura at-rest sui bucket privati
  • ✓Signed URL a scadenza brevissima
  • ✓SHA-256 verificabile su ogni versione
  • ✓Row-level security per ogni pratica
  • ✓Captcha su tutti i form pubblici
◈
Audit · PR-2026-0184
12 eventi · firmati SHA-256
⌕
  1. 10:24:07
    SYSREQUEST_CREATED
    ↳ APE
    agenzia.colombo
  2. 10:26:19
    SYSMAGIC_LINK_SENT
    ↳ email
    sistema → cliente
  3. 11:02:44
    MSGMESSAGE_CLIENT
    ↳ "servono i colori"
    agenzia.colombo
  4. 12:41:52
    UPLOADFILE_UPLOADED
    ↳ APE_ManzoniA3.pdf · sha256 9f2a…c9d1
    m.bianchi@…
  5. 12:41:53
    SYSAGENCY_NOTIFIED
    ↳ email
    sistema
  6. 13:10:08
    DOWNLOADFILE_PREVIEW
    ↳ signed-url 5 min
    agenzia.colombo
  7. 14:02:11
    VERIFICAFILE_VERIFIED
    ↳ APE v1
    agenzia.colombo
  8. 14:03:00
    SYSNOTARY_ENABLED
    ↳ studio.rossi
    agenzia.colombo
  9. 14:03:02
    SYSNOTARY_LINK_SENT
    ↳ email
    sistema → notaio
  10. 14:41:19
    UPLOADFILE_UPLOADED
    ↳ Planimetria.pdf · sha256 b1c5…9e2f
    m.bianchi@…
  11. 15:08:56
    MSGMESSAGE_NOTARY
    ↳ "ricevuto, procedo"
    studio.rossi
  12. 15:11:44
    DOWNLOADFILE_DOWNLOADED
    ↳ APE v1 · signed-url 60 s
    studio.rossi
12 / 12 eventiExport · CSV · JSON
§ 03c · Appuntamenti

Visite, conferme,
feedback. Tracciati.

Ogni appuntamento diventa un link: il cliente vede l'immobile, conferma o annulla, riceve i promemoria. Dopo la visita, un modulo strutturato raccoglie il feedback. Niente WhatsApp, niente no-show senza traccia.

  • ✓Preview immobile automatica dall'URL dell'annuncio (OG scraping)
  • ✓Promemoria automatici: 24h e 2h prima della visita
  • ✓Conferma o annullo con un click, senza registrazione
  • ✓Feedback post-visita: rating 1–5, interesse, motivi
  • ✓Ogni evento nell'audit log: invio, apertura, conferma, esito
Ciclo di vita appuntamento
  1. 01
    Invio invito
    L'agenzia crea l'appuntamento, il sistema genera link + preview immobile.
  2. 02
    Apertura link
    Il cliente apre: registriamo data/ora/dispositivo.
  3. 03
    Conferma / Annullo
    Un tap. Notifica in tempo reale all'agenzia.
  4. 04
    Reminder −24h
    Email automatica al cliente.
  5. 05
    Reminder −2h
    Ultimo promemoria prima della visita.
  6. 06
    Feedback +3h
    Richiesta feedback: rating, interesse (Sì/No/Forse), motivi.
Il feedback è strutturato: nessun campo libero obbligatorio, dati aggregabili per report al proprietario dell'immobile.
§ 03d · Portale proprietari

Il proprietario vede
l'incarico, non i clienti.

Un link privato per ogni proprietario di immobile in mandato. Vede stato dell'incarico, numero di richieste e appuntamenti, feedback aggregati e la timeline completa. Nessun dato personale dei potenziali acquirenti.

  • ✓KPI aggregati: richieste, appuntamenti, feedback, rating medio
  • ✓Timeline eventi dell'immobile: inviti, upload, download, appuntamenti, reminder
  • ✓Chat diretta proprietario ↔ agenzia sull'immobile
  • ✓Privacy per progetto: mai nome, email o telefono dei clienti
  • ✓Un solo link a scadenza 180 giorni, senza registrazione
Vista proprietario · anteprima
anonima
Via Manzoni 12 · Milano
Trilocale Brera
Mandato attivo · dal 3 mag
24
Richieste
11
Appunt.
7
Feedback
4.2
Rating
Appuntamento confermatoieri · 18:42
Feedback ricevuto · interesse altoieri · 21:15
3 nuove richieste infooggi · 09:03
Nessun nome, email o telefono dei visitatori è mai visibile al proprietario.
§ 03b · Demo

La stessa pratica, tre vetrine.

Guarda come la pratica appare all'agenzia, al cliente e al notaio. La demo si aggiorna in tempo reale.

●protocollo.soim.it / pratiche / PR-2026-0184
Pratica PR-2026-0184
Rogito Via Manzoni 12
● IN CORSO
○ richiesto
Rogito prec.
◐ in attesa
APE
○ richiesto
Visura
✓ verificato
Cod. fiscale
Audit log● live
  1. 10:24REQUEST_CREATEDagenzia↳ APE
Live · demo statica
§ 04 · Domande

FAQ per ogni ruolo.

Le stesse regole viste dai tre lati del protocollo. Se manca la tua domanda, scrivici dalla pratica appena aperta.

Agenzie immobiliari

08
01Come creo una pratica e chi può accedervi?+
Dalla dashboard apri una nuova pratica, aggiungi i documenti richiesti e specifica per ognuno nome, cognome ed email del cliente. Puoi anche indicare lo studio notarile: l'accesso resta chiuso finché non abiliti tu l'invio.
02Posso caricare io un documento al posto del cliente?+
Sì. Sulla card della richiesta scegli 'Carica per conto' e seleziona il cliente destinatario: il file viene contrassegnato con badge ⚑ 'per conto di …', l'audit log registra sia il tuo utente (chi ha materialmente caricato) sia il cliente titolare. Il cliente vede comunque il documento nella sua area, insieme allo storico delle versioni. Utile per anticipare copie in tuo possesso senza aspettare il cliente.
03Quanto durano i link magici e cosa succede quando scadono?+
I link a cliente e notaio hanno validità 30 giorni dalla generazione. Alla scadenza il link ritorna un errore chiaro senza esporre alcun documento. Nessun dato è mai accessibile con un token scaduto: puoi rigenerarlo in qualsiasi momento dalla card della richiesta (icona 🔗) o dal pannello Studio notarile (📮).
04Cosa succede se rigenero un link?+
Il vecchio token viene revocato immediatamente: chiunque provi ad aprirlo riceve un 403. Ne viene creato uno nuovo con nuova scadenza a 30 giorni, che sostituisce il precedente. I documenti già caricati restano dov'erano (non si perde nulla), cambia solo l'URL con cui la controparte accede. L'operazione è tracciata nell'audit log.
05Come funzionano i solleciti automatici?+
Per ogni documento imposti un intervallo (ore) e un numero massimo di invii. Il sistema manda email al cliente finché non carica, poi si ferma da solo. Puoi disattivarli in qualsiasi momento.
06Come rifiuto un documento illeggibile?+
Dalla card premi 'Rifiuta', indica il motivo: la richiesta torna in stato 'da rifare', il cliente riceve una notifica e può ricaricare una nuova versione. Le versioni precedenti restano nell'audit.
07Come funziona il link di conferma appuntamento?+
Crei l'appuntamento indicando data/ora, indirizzo e (opzionale) URL dell'annuncio: recuperiamo automaticamente titolo, foto e prezzo dall'annuncio. Il cliente riceve un link con la preview dell'immobile e due pulsanti (conferma / annulla). Registriamo apertura, conferma o annullo con timestamp.
08Quando parte la richiesta di feedback?+
Tra 3 e 24 ore dopo l'orario dell'appuntamento, se non è stato annullato. Il modulo è strutturato (rating 1–5, interesse Sì/No/Forse, motivi predefiniti + note opzionali) così i dati sono aggregabili per un report al proprietario dell'immobile senza esporre i dati del cliente.

Clienti

06
01Devo registrarmi per caricare i documenti?+
No. Ricevi un link sicuro monouso via email: apri, verifichi il documento richiesto e carichi. Nessun account, nessuna password.
02Il link è sicuro? Chi può vedere i miei file?+
Solo l'agenzia che te lo ha chiesto e, se abilitato, lo studio notarile della pratica. I file sono cifrati at-rest, l'accesso avviene tramite URL firmati che scadono in 60 secondi.
03Il mio link scade? Cosa faccio se non funziona più?+
Il link ha validità 30 giorni dalla generazione. Se ricevi un errore di scadenza o accesso revocato, contatta l'agenzia: può rigenerarti un nuovo link in pochi secondi. I documenti già caricati non vanno persi.
04Cosa succede se l'agenzia ha già caricato un documento per me?+
Alcuni documenti possono essere anticipati dall'agenzia stessa (es. copie in loro possesso). Li vedi comunque nella tua area con un badge ⚑ 'caricato per conto': puoi consultarli e, se necessario, sostituirli con una versione aggiornata dal tuo lato.
05Come faccio a sapere se il documento è stato ricevuto?+
Vedi lo stato aggiornato nel tuo link e ricevi conferma via email. Puoi anche scambiare messaggi con l'agenzia dalla stessa pagina.
06Se sbaglio file, posso ricaricarlo?+
Sì. Puoi caricare una nuova versione: il sistema tiene traccia di ogni versione e solo l'ultima è quella considerata valida.

Notai

04
01Come accedo ai documenti di una pratica?+
L'agenzia ti invia un link dedicato allo studio, valido finché la pratica è aperta. Da lì vedi solo i documenti già verificati e disponibili.
02Ricevo notifiche quando arrivano nuovi documenti?+
Sì. Ogni volta che l'agenzia rende disponibile un nuovo documento ricevi un'email con il riferimento della pratica e il link diretto alla nuova versione.
03Cosa viene registrato quando scarico un file?+
Data e ora del download, identità dello studio e riferimento al file firmato. Anche l'agenzia vede lo scarico nell'audit log della pratica.
04L'agenzia può revocare l'accesso?+
Sì, in qualsiasi momento. Se l'accesso viene disabilitato il link ritorna un 403 e nessun documento è più scaricabile.

Proprietari

07
01Come accedo al portale del mio immobile?+
Ricevi dall'agenzia un link dedicato via email, valido per la durata del mandato (fino a 180 giorni, rinnovabile). Non serve creare un account: apri il link e vedi subito lo stato dell'incarico, i KPI aggregati e la timeline degli eventi.
02Quali dati vedo (e quali no)?+
Vedi numero di richieste ricevute, appuntamenti fissati, feedback aggregati (rating medio, interesse), tempi medi di risposta e la timeline degli eventi sull'immobile. Non vedi mai nome, cognome, email o telefono dei potenziali acquirenti: la privacy dei clienti dell'agenzia è garantita per progetto.
03Come confermo un appuntamento come cliente/visitatore?+
Il portale proprietari è in sola lettura: le conferme appuntamento riguardano i visitatori, non il proprietario. Se sei tu il visitatore di un immobile, ricevi un link separato con preview dell'annuncio e due pulsanti 'Conferma' e 'Annulla': un clic basta, senza login.
04Come lascio un feedback dopo una visita?+
Dopo 3 ore dall'appuntamento ricevi un'email con il modulo di feedback: rating 1–5, interesse (Sì / Forse / No) e motivi predefiniti con nota facoltativa. Richiede meno di 30 secondi e aiuta il proprietario a capire l'andamento reale delle visite.
05Posso scrivere all'agenzia dal portale?+
Sì. Dal portale immobile hai una chat diretta con l'agenzia collegata a quel mandato: i messaggi restano tracciati, ricevi notifica email su ogni nuova risposta e la conversazione è separata da quelle relative ai singoli clienti.
06Cosa mostra la timeline degli eventi?+
In ordine cronologico: inviti inviati, richieste di documenti, upload e download, appuntamenti fissati/confermati/annullati, promemoria automatici, feedback ricevuti ed eventuali invii al notaio. Tutto con data e ora e senza mai esporre l'identità del cliente coinvolto.
07Il link scade? Cosa faccio se non funziona più?+
Il link resta valido per tutta la durata del mandato (default 180 giorni). Se ricevi un errore di scadenza contatta l'agenzia: può rigenerarti un nuovo link in pochi secondi senza perdere lo storico degli eventi.
Pronto?

Apri la tua prima pratica in due minuti.

Inizia ora →