Onboarding senza attrito
Un onboarding che richiede al cliente di registrarsi su un portale perde una parte dei contatti. Qui il cliente riceve un'email, apre un link personale e carica i documenti dal telefono in pochi minuti. L'attrito è quello di un allegato, la tracciabilità è quella di un sistema documentale.
Cosa resta a registro
- Data e ora della richiesta e indirizzo email a cui è stata inviata.
- Data e ora del caricamento e hash SHA-256 del file ricevuto.
- Ogni apertura e ogni download, con l'identità della parte che lo ha effettuato.
- Esito della validazione: accettato oppure respinto con motivo.
Trasmissione alla compagnia o all'istituto
Il fascicolo può essere condiviso con la compagnia, il perito o l'istituto tramite link firmato: la piattaforma registra l'invio dell'email e ciascun download successivo, e continua a notificare ogni nuovo documento aggiunto alla pratica.
Conservazione e minimizzazione
I documenti restano in storage privato accessibile solo tramite URL firmati a scadenza breve. Le policy di accesso sono applicate a livello di database, così una parte non può vedere i documenti di un'altra pratica nemmeno manipolando le richieste.
Rinnovo di 40 polizze aziendali in due settimane
Alla scadenza annuale il broker deve raccogliere da 40 aziende bilanci aggiornati, visure e questionari di rischio, poi trasmettere ogni fascicolo alla compagnia. Prima l'operazione occupava due persone per un mese, con documenti dispersi tra caselle email diverse.
- Giorno 1
Quaranta pratiche di rinnovo create dal template dell'anno precedente; link personali inviati ai referenti aziendali.
- Giorno 3
Ventidue aziende hanno completato. I questionari di rischio incompleti vengono respinti con motivo e ricaricati corretti.
- Giorno 5
Solleciti automatici ogni 48 ore alle aziende ferme; nessuna telefonata dal broker.
- Giorno 8
Compagnia abilitata sui fascicoli completi: riceve i link firmati e un aggiornamento per ogni nuovo documento caricato.
- Giorno 12
Tutti i rinnovi trasmessi. Per ciascuno il broker ha data e ora di invio e di download da parte della compagnia.
- Pratiche di rinnovo
- 40
- Durata raccolta
- 12 giorni
- Conferme di ricezione
- Automatiche
Scenario-tipo ricostruito sul flusso operativo della piattaforma. Dati anonimizzati, non riferiti a un cliente identificabile.
Sostituisce un sistema di identificazione digitale?
No. Protocollo Interno traccia richiesta, consegna e accesso ai documenti; non esegue verifiche di identità né firma elettronica qualificata.
Posso dimostrare quando il cliente ha ricevuto la richiesta?
Sì: il log registra data e ora di invio di ogni email di richiesta e di ogni sollecito, oltre alla prima apertura del link.
Come gestisco i rinnovi?
La pratica è duplicabile: alla scadenza si ricrea la stessa lista documentale e ripartono richieste e solleciti automatici.
E se il cliente carica un documento scaduto?
Si respinge il file con il motivo: al cliente arriva la richiesta di nuova versione e lo storico conserva entrambe.
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