Il problema: documenti sparsi su chat e email
In una compravendita l'agenzia raccoglie decine di documenti da soggetti diversi: visure, planimetrie, APE, atti di provenienza, documenti d'identità, dichiarazioni di conformità. Quando lo scambio avviene su chat e caselle personali non esiste una prova di chi ha inviato cosa e quando, e i solleciti diventano lavoro manuale.
Il risultato tipico è la rincorsa telefonica prima del rogito, con file duplicati, versioni illeggibili e nessuna cronologia opponibile in caso di contestazione.
Come funziona la raccolta documenti
- L'agenzia crea la pratica e l'elenco dei documenti richiesti, ognuno con destinatario (nome, cognome, email).
- Il sistema invia a ciascun destinatario un link personale a scadenza verso la sua cartella.
- Il destinatario carica il file: viene calcolato l'hash SHA-256 e registrato l'istante di caricamento.
- L'agenzia riceve una notifica, apre l'anteprima e approva oppure rifiuta chiedendo una nuova versione.
- Se la richiesta resta aperta, i solleciti partono in automatico agli intervalli configurati.
Caricamento per conto del cliente
Quando il cliente non è autonomo, l'agente può caricare il documento per suo conto: il file resta attribuito alla parte corretta e l'evento registra chi ha materialmente effettuato l'upload, mantenendo la catena di responsabilità leggibile.
Prove e conservazione
Ogni evento finisce in un registro non modificabile dagli utenti: apertura del link, caricamento, download del notaio, invio delle email. I download avvengono tramite URL firmati a validità breve, i file sono cifrati at-rest su infrastruttura in Unione Europea. Il dettaglio delle misure è pubblicato nelle procedure di sicurezza.
Il cliente deve registrarsi?
No. Riceve un link personale a scadenza che apre soltanto la cartella dei documenti a lui richiesti.
Posso chiedere di nuovo un documento illeggibile?
Sì. Il rifiuto riapre la richiesta con la motivazione e il cliente riceve una nuova email; la versione precedente resta nello storico.
Quali tempi vengono registrati?
Data e ora di creazione della richiesta, di ogni caricamento, di ogni visualizzazione e di ogni download, oltre agli invii email.
Serve installare un software?
No, la piattaforma è web: l'agenzia accede con il proprio account, le controparti tramite link.
Attiva un account organizzazione e apri la prima pratica: nessun software da installare.
Apri una pratica →Procedure di sicurezza