Il costo nascosto: il sollecito
In uno studio contabile la raccolta documentale è ciclica e prevedibile, ma il tempo speso a sollecitare non lo è: telefonate, promemoria, email ripetute a decine di clienti nella stessa settimana. Delegando il sollecito al sistema, lo studio interviene solo sui casi realmente bloccati.
Una pratica per cliente e periodo
- Elenco documenti riutilizzabile da un anno all'altro.
- Stato di ogni documento a colpo d'occhio: richiesto, caricato, validato, respinto.
- Percentuale di completamento per capire subito quali clienti sono indietro.
- Caricamento per conto del cliente quando il documento arriva per altra via.
Qualità dei file
Una scansione tagliata o illeggibile viene respinta con un motivo: il cliente riceve automaticamente la richiesta della nuova versione e il sistema conserva lo storico delle versioni, con la data di ciascuna. Non serve più cercare nella casella quale fosse l'ultimo file buono.
Prova di consegna verso terzi
Quando il fascicolo va condiviso con una banca, un revisore o un altro professionista, si abilita un link firmato: la piattaforma registra l'invio e ogni singolo download, con data e ora.
Campagna dichiarativa senza rincorse telefoniche
Ogni primavera lo studio invia la stessa richiesta documentale a 180 clienti e passa settimane a sollecitare per telefono. L'obiettivo è chiudere la raccolta prima della scadenza senza aggiungere personale.
- Settimana 1
Duplicate le pratiche dell'anno precedente: 180 fascicoli con la lista documenti già pronta, invio dei link personali in un'unica operazione.
- Settimana 2
Il 46% dei clienti ha già caricato. Il cruscotto mostra la percentuale di completamento per ogni pratica: lo studio lavora subito sui fascicoli completi.
- Settimana 2–5
Solleciti automatici ogni 5 giorni ai clienti fermi. Nessuna telefonata di promemoria dallo studio.
- Settimana 4
Diciannove scansioni respinte per illeggibilità con motivo allegato; sedici ricaricate entro 48 ore.
- Settimana 6
Raccolta chiusa. Restano dodici casi realmente critici, gestiti a mano dal titolare.
- Clienti gestiti
- 180
- Solleciti automatici
- ~700
- Casi rimasti a mano
- 12
Scenario-tipo ricostruito sul flusso operativo della piattaforma. Dati anonimizzati, non riferiti a un cliente identificabile.
Posso riusare la stessa lista di documenti ogni anno?
Sì: la pratica è duplicabile, così l'elenco degli adempimenti periodici si ricrea senza reinserire nulla.
Ogni quanto partono i solleciti?
L'intervallo lo decide lo studio per ciascuna pratica; i solleciti si fermano automaticamente quando il documento viene caricato.
I documenti fiscali sono al sicuro?
Sono in storage privato, raggiungibili solo con link temporaneo firmato, con regole di accesso applicate a livello di database e log immutabile di ogni operazione.
Funziona per clienti poco digitali?
Il cliente riceve un'email, clicca e carica una foto del documento dal telefono: non deve installare né registrare nulla.
Attiva un account organizzazione e apri la prima pratica: nessun software da installare.
Apri una pratica →Procedure di sicurezza