Il collo di bottiglia tra agenzia e notaio
Nel percorso verso l'atto il passaggio più ripetitivo è la trasmissione del fascicolo allo studio notarile: email multiple, allegati pesanti, file mancanti, richieste di reinvio. Ogni nuovo documento riapre la catena.
Come cambia con un protocollo di scambio
L'agenzia indica lo studio notarile e l'indirizzo di riferimento sulla pratica. Quando decide di abilitare l'invio, lo studio riceve un'unica comunicazione con accesso a tutti i documenti già raccolti e validati fino a quel momento. Da lì in avanti, ogni nuovo documento caricato genera automaticamente una notifica: nessun sollecito, nessun reinvio manuale.
Accesso senza account
Lo studio non deve registrarsi. Il link è personale, riferito alla singola pratica, e apre una pagina con l'elenco dei documenti, la data di caricamento e il download singolo o complessivo. È il modo più rapido per far entrare in un flusso digitale una controparte che non userà mai un altro gestionale.
Cosa resta registrato
- Data e ora di abilitazione e di invio allo studio.
- Data e ora di ogni download effettuato dallo studio, documento per documento.
- Le versioni successive, se un documento viene sostituito.
Per l'agenzia significa poter rispondere in dieci secondi alla domanda più frequente della fase finale: lo studio ha già ricevuto e scaricato quel documento?
E i messaggi
Le comunicazioni tra agenzia e studio restano collegate alla pratica e arrivano anche via email, con risposta che torna al referente corretto. Così le informazioni non si separano dai documenti a cui si riferiscono.