Perché la checklist arriva sempre troppo tardi

Nella maggior parte delle compravendite la lista dei documenti per il rogito viene ricostruita a pezzi: una parte la chiede lo studio notarile, una parte l'agenzia, una parte emerge solo quando manca. Il risultato è la corsa degli ultimi dieci giorni. Una checklist condivisa dal primo giorno elimina quasi interamente questa fase.

Documenti della parte venditrice

  • Titolo di provenienza: atto di acquisto, denuncia di successione con accettazione, atto di donazione.
  • Visura e planimetria catastale aggiornate e conformi allo stato di fatto.
  • Titoli edilizi: licenza, concessione, permesso di costruire, sanatorie, CILA/SCIA per interventi successivi.
  • Attestato di Prestazione Energetica (APE) in corso di validità.
  • Documentazione condominiale: dichiarazione dell'amministratore su spese pagate, delibere di lavori in corso, regolamento.
  • Certificazione impianti quando disponibile, e agibilità.
  • Documenti personali: carta d'identità, codice fiscale, eventuale estratto per riassunto dell'atto di matrimonio o convenzione patrimoniale.

Documenti della parte acquirente

  • Documenti personali e stato civile, con regime patrimoniale.
  • Tracciabilità dei mezzi di pagamento: assegni, bonifici, caparra già versata.
  • Delibera di mutuo e coordinate dell'istituto erogante, se c'è finanziamento.
  • Dichiarazioni per le agevolazioni prima casa o per il credito d'imposta.

Documenti dell'intermediario

All'atto serve anche la dichiarazione di intermediazione: dati dell'agenzia, iscrizione al registro, fattura della provvigione e mezzi di pagamento usati. È la parte che più spesso viene consegnata all'ultimo momento, anche se è la più semplice da preparare in anticipo.

In che ordine raccoglierli

La sequenza che riduce i tempi morti è sempre la stessa: prima i documenti che possono bloccare l'atto (titolo di provenienza, conformità catastale, titoli edilizi), poi quelli che dipendono da terzi e hanno tempi propri (amministratore di condominio, banca), infine quelli anagrafici e i pagamenti, che si producono in pochi minuti.

Il punto critico non è la lista: è la prova

Ogni compravendita si arena sullo stesso punto: nessuno sa con certezza quale versione di un documento è quella valida, chi l'ha consegnata e quando. Se la raccolta avviene per email e messaggistica, la ricostruzione è impossibile e le richieste si duplicano.

Con un protocollo di scambio ogni documento ha una richiesta nominale, un destinatario, una data e ora di caricamento, una data e ora di download della controparte e una cronologia delle versioni. Se un file è illeggibile si richiede la stessa voce, senza aprire un nuovo canale.

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