Perché l'elenco cambia da pratica a pratica

Il notaio non chiede documenti per burocrazia: ogni atto deve poter dimostrare identità delle parti, titolarità del bene, conformità urbanistica e catastale, regolarità fiscale. L'elenco varia in base al tipo di immobile, alla provenienza (compravendita, successione, donazione) e alla presenza di un mutuo.

Documenti del venditore

  • Documento d'identità e codice fiscale (anche del coniuge, se in comunione)
  • Atto di provenienza: rogito precedente, dichiarazione di successione o atto di donazione
  • Visura e planimetria catastale aggiornate e conformi allo stato di fatto
  • Titoli edilizi: concessione, licenza, permesso di costruire, eventuali sanatorie
  • Attestato di Prestazione Energetica (APE) in corso di validità
  • Documentazione condominiale: regolamento, dichiarazione dell'amministratore su spese e lavori deliberati
  • Eventuale documentazione di estinzione del mutuo e cancellazione dell'ipoteca

Documenti dell'acquirente

  • Documento d'identità, codice fiscale, stato civile ed eventuale convenzione matrimoniale
  • Dati del mutuo e contatti della banca, se c'è finanziamento
  • Documentazione per le agevolazioni prima casa, se richieste

Chi consegna cosa, e quando

Il ritardo tipico non nasce dalla mancanza dei documenti ma dalla mancanza di un elenco condiviso: l'agenzia crede che il cliente abbia già inviato la planimetria, il cliente crede che sia compresa nell'atto di provenienza, lo studio notarile scopre il buco a tre giorni dal rogito.

Il metodo che funziona è semplice: un elenco nominativo, con un responsabile per ogni voce e una data di scadenza. Ogni documento ha uno stato visibile — richiesto, caricato, validato, rifiutato — e ogni passaggio lascia data e ora.

Come lo gestisce Protocollo Interno

L'agenzia crea la pratica, elenca i documenti e assegna ciascuno alla parte che deve produrlo. Il cliente riceve un link personale, carica il file dal telefono e riceve i solleciti automatici finché non ha completato. Quando l'agenzia abilita lo studio notarile, il notaio riceve un accesso a tutti i documenti già presenti e una notifica per ogni nuovo caricamento. Data e ora di richiesta, caricamento, invio e download restano registrate.

Vedi la pagina dedicata agli studi notarili o la checklist operativa per il rogito.