Un registro serve solo se è completo
Un audit log parziale è peggio di nessun log: dà l'illusione della prova senza reggerne il peso. Il registro utile è quello che copre l'intero ciclo di vita del documento.
Gli eventi da registrare
- Richiesta: chi ha chiesto quale documento, a chi, con quale scadenza
- Caricamento: data, ora, autore, dimensione e impronta del file
- Validazione o rifiuto: esito e motivo, con eventuale nuova richiesta
- Abilitazione di terzi: quando un notaio o un professionista ottiene accesso
- Visualizzazione e download: distinti tra loro, con data e ora
- Revoca: quando un accesso viene chiuso
Impronta del file: la differenza tra copia e originale
Calcolare un'impronta crittografica (SHA-256) al momento del caricamento permette di dimostrare che il file scaricato mesi dopo è identico a quello consegnato. È la prova che manca a qualsiasi scambio via chat o email.
Quanto conservare
Il registro va conservato per il tempo necessario alle finalità dichiarate — tipicamente la durata della pratica più il periodo di prescrizione applicabile — e poi cancellato o anonimizzato secondo la politica di conservazione dichiarata nell'informativa.
Come lo implementiamo
Ogni pratica ha una cronologia leggibile senza competenze tecniche: chi, cosa, quando. È esportabile e non modificabile dagli utenti. Vedi le misure di sicurezza o leggi come funziona la prova di consegna.