Consegnato non significa dimostrabile
Nella pratica quotidiana si confondono tre cose diverse: aver inviato un documento, che sia stato ricevuto, che la controparte lo abbia effettivamente aperto. Un protocollo interno separa questi eventi e li datta uno per uno.
Gli eventi che contano
- Richiesta: quale documento, a chi, con quale scadenza. È l'evento che fa partire i termini.
- Caricamento: data, ora, autore, dimensione e impronta del file. Se carica il professionista in nome del cliente, resta indicato per conto di chi.
- Validazione o rifiuto: chi ha richiesto verifica leggibilità e completezza; il rifiuto motivato riapre la stessa richiesta, senza creare voci nuove.
- Visualizzazione e download: chi ha aperto o scaricato il file e quando.
- Invio allo studio notarile: data e ora della trasmissione e download successivi da parte dello studio.
- Solleciti: quanti, quando, a chi.
Perché l'impronta del file è utile
Calcolare un'impronta crittografica (SHA-256) al momento del caricamento permette di dimostrare che il file scaricato mesi dopo è identico a quello consegnato. È un dettaglio tecnico con un effetto pratico: elimina la discussione su eventuali sostituzioni.
Come si usa nella realtà
Tre situazioni tipiche. Il cliente sostiene di aver mandato il documento: il registro mostra la richiesta ancora aperta e i tre solleciti inviati. Lo studio notarile chiede un file per la seconda volta: il registro mostra data di invio e download. Una contestazione su un ritardo: la sequenza degli eventi ricostruisce il percorso senza dover cercare nelle email.
Registro non vuol dire sorveglianza
Si registrano eventi funzionali alla pratica, non comportamenti. I dati sono minimizzati, gli accessi sono limitati alle parti coinvolte e i link personali hanno durata definita. Il registro è immodificabile: nessun utente può cancellare o riscrivere un evento già avvenuto.
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