"Gestione documentale" indica strumenti molto diversi tra loro. Sceglierne uno senza distinguere le funzioni è il motivo più comune per cui il progetto si ferma dopo tre mesi.
Tre esigenze diverse
1. Archiviazione
Conservare, indicizzare e ritrovare documenti già in tuo possesso. Serve ricerca full text, metadati, versioni, politiche di conservazione.
2. Condivisione
Mettere un file a disposizione di qualcuno. Un drive lo fa, ma non dice se il destinatario ha davvero aperto il documento né impedisce che il link giri.
3. Raccolta tracciata
Chiedere documenti a controparti esterne: clienti, proprietari, notai, periti. È la parte che consuma più tempo e l'unica che nessun archivio risolve.
Le domande da fare al fornitore
- Il destinatario deve creare un account? (Se sì, metà dei clienti si ferma lì.)
- Posso richiedere di nuovo un documento illeggibile mantenendo lo storico?
- Esiste un registro immodificabile di caricamenti, visualizzazioni e download?
- I link scadono? Posso revocarli?
- Le email partono con il nome del mio studio o con quello del software?
- Dove sono conservati i dati e per quanto tempo?
Come misurare il risultato
Due numeri bastano: giorni medi per completare un fascicolo e numero di solleciti inviati a mano. Se dopo un mese non calano entrambi, lo strumento non sta risolvendo il problema giusto.