L'adeguata verifica della clientela (AVC) è l'obbligo, per agenzie immobiliari, notai e professionisti, di identificare il cliente, il titolare effettivo e la provenienza dei fondi prima di concludere l'operazione. Il punto critico non è sapere cosa serve: è raccoglierlo, datarlo e conservarlo in modo dimostrabile.
Documenti da raccogliere
- Documento d'identità in corso di validità e codice fiscale di ogni parte.
- Per le società: visura camerale aggiornata, atto costitutivo, individuazione del titolare effettivo.
- Dichiarazione sull'origine dei fondi e sullo scopo dell'operazione.
- Eventuale procura o delega, se chi firma non è l'intestatario.
- Verifica PEP e liste sanzioni, con data del controllo.
Il vero requisito: la data certa
In caso di ispezione conta poter dimostrare quando un documento è stato richiesto, ricevuto e da chi. Una casella email non produce questa evidenza: i messaggi si spostano, si inoltrano, si cancellano.
Un protocollo interno registra per ogni file l'impronta digitale (hash SHA-256), l'orario di caricamento, chi lo ha aperto e chi lo ha scaricato. È la stessa logica del registro cartaceo, resa automatica.
Conservazione
La normativa antiriciclaggio richiede la conservazione dei dati e dei documenti per dieci anni dalla fine del rapporto. Va conciliata con il GDPR: accesso limitato a chi tratta la pratica, cancellazione a scadenza, registro dei trattamenti aggiornato.
Come impostare il flusso
- Crea la pratica e seleziona la lista documenti dell'AVC.
- Invia al cliente un link personale a scadenza: carica dal telefono, senza registrarsi.
- Rifiuta e richiedi di nuovo i file illeggibili, con motivazione scritta.
- Abilita il notaio quando serve: vede la stessa cartella, non ricevi allegati doppi.
Il risultato è un fascicolo completo e una timeline che nessuno deve ricostruire a mano.